+7 (495) 369-21-34 Написать нам

Мониторинг в системе управления расчетами с дебиторами

Автор: О.Г. Танашева, А.В. Урванцева



Одним из важнейших условий стабильного финансового положения любого предприятия в современных условиях является четкая организация расчетов с партнерами. Отсутствие должного внимания к задолженности покупателей и заказчиков может спровоцировать нехватку средств для погашения своей задолженности перед поставщиками, бюджетом, сотрудниками. Управление дебиторской задолженностью по товарным операциям – это часть общей политики организации по выбору условий реализации продукции на определенный период времени, оптимизации общего размера дебиторской задолженности и по обеспечению ее своевременной инкассации для достижения заданного уровня финансовой устойчивости организации.

В системе управления дебиторской задолженностью, как и в любой другой системе, выделяют управляющую и управляемую подсистемы, которые соответственно представлены субъектами и объектами управления. К объектам управления следует отнести непосредственно расчеты с дебиторами по товарным операциям. Субъекты управления — службы и органы управления, которые используют единые приемы, характерные для управленческой деятельности в целом, и специфические методы целенаправленного воздействия на объект.

Стратегия управления дебиторской задолженностью по товарным операциям подразумевает общее направление развития ситуации с объектом и пороговые значения (правила и ограничения) по его величине и структуре, которые бы гарантировали достижение приемлемого уровня финансовой устойчивости на данном этапе развития организации. Тактика управления дебиторской задолженностью по товарным операциям — это конкретные методы и приемы достижения заданного уровня финансовой устойчивости организации в определенной ситуации и в определенный момент времени. Задача тактики управления — выбор наиболее оптимального решения и способов его воплощения в сложившейся ситуации [3, с. 42].

Согласно функциональному подходу к управлению Анри Файоля, управлять – значит прогнозировать, планировать, организовывать, руководить командой, координировать и контролировать. Управление дебиторской задолженностью по товарным операциям предполагает решение следующего комплекса задач (рис.1).

Рис.1 Взаимосвязь функций и задач управления дебиторской задолженностью

Применительно к расчетам с дебиторами, на наш взгляд, равноправное положение среди вышеприведенныхзанимают функции учета и анализа (рис.2)

Рис. 2 Взаимосвязь функций и задач управления дебиторской задолженностью

Для того, чтобы руководство и административные работники могли влиять на процесс управления дебиторской задолженностью организации, они должны иметь полную информацию о ходе всех хозяйственных процессов. Основную информационную нагрузку выполняют три функции управления расчетами: учет, анализ и контроль. Задача максимального использования экономической информации для принятия оптимальных управленческих решений не может быть решена только в рамках учета, поскольку такая информация характеризует расчеты с дебиторами с количественной стороны, не позволяя принимать эффективные тактические и стратегические решения. В этих условиях следует положительно расценивать процесс взаимодействия учета, анализа и контроля, который находит свое отражение в формировании учетно-аналитической информации управленческой деятельности. Процесс и результаты такого взаимодействия реализуются в рамках механизма мониторинга.

Цель мониторинга – объективная, очищенная от эмоций оценка состояния объекта мониторинга, происходящих с ним изменений и их причин на каждом этапе его жизненного цикла, как основа для корректирующих воздействий [7, с.1-2].

Само понятие мониторинга стало использоваться в экономической науке сравнительно недавно, лишь в последние несколько лет, поэтому четкого определения экономического мониторинга на сегодняшний день не сформулировано. Сложность формулировки понятия мониторинг связана также с принадлежностью его как к сфере науки, так и к сфере практики. Он может рассматриваться и как способ исследования реальности, используемый в различных науках, и как способ обеспечения сферы управления различными видами деятельности посредством представления своевременной и качественной информации.

Английское слово monitoring означает “наблюдение, процесс отслеживания происходящего, фиксация увиденного”. В общем виде мониторинг определяют как «постоянное наблюдение за каким-либо процессом с целью выявления его соответствия желаемому результату или исходному положению» [5, с. 1].

Основные сферы научных исследований, проявляющие интерес к мониторингу: экология, биология, социология, педагогика, экономика, психология, теория управления. Вместе с тем степень изученности и использования этого понятия в различных сферах деятельности неравнозначны. Так, можно говорить об определенном уровне зрелости в решении проблем мониторинга, как на прикладном, так и на теоретическом уровнях в экологии [7, с.1]. Здесь понятие мониторинга определено и принимается большинством научного сообщества, достаточно глубоко проработан его методологический аппарат, созданы средства измерения, адекватные поставленным задачам, существует отлаженная система реализации мониторинга, включающая в себя сбор, хранение, обработку и распространение получаемой информации, статус его закреплен на законодательном уровне [2, с. 53].

Семантический анализ определений мониторинга в экологии, педагогике, медицине, юриспруденции, социологии и психологии позволяет выделить основные составляющие этого процесса: непрерывное наблюдение; оценка и прогнозирование; определение показателей, позволяющих поставить диагноз; система сбора, хранения и обработки информации. Присутствие всех вышеобозначенных компонент обеспечивает своевременное предупреждение неблагоприятной ситуации.

Все рассмотренные определения мониторинга, абстрагируясь от области их применения, можно разделить на две группы в зависимости от их связи с управлением:

1. К первой можно отнести определения, которые предполагают включение в понятие мониторинга активной управленческой компоненты. Это заключается в непосредственном вмешательстве в управление с целью моделирования желаемых параметров объекта мониторинга на основе текущего развития событий.

2. Во вторую группу можно включить определения, предполагающие пассивную роль мониторинга в управлении. Пассивная роль подразумевает так называемый ситуационный менеджмент, т.е. управление по «узким местам». К этой группе относятся определения мониторинга в медицине, психологии, а также часть определений экологии и социологии.

Экономический мониторинг обычно проводится для поиска тенденций и закономерностей, характерных для определенного периода деятельности организации, ситуации на рынках сбыта, технологического процесса. Мониторинг в хозяйственной деятельности любой коммерческой организации необходим, поскольку он позволяет выявить, насколько часто происходят нарушения в той или иной области. Для достижения достоверных результатов следует проводить наблюдение в течение длительного периода времени. Только в том случае, когда закономерности выявлены, возможен их анализ [6, с.1].

Специфика расчетов с дебиторами, разнообразие договорных отношений, а также значимость этого участка учета обуславливают необходимость выделения в едином механизме управления хозяйственной деятельностью организации особого операционного сегмента – мониторинга расчетов с дебиторами по товарным операциям (МРДТ). Сравнительный анализ литературы по вопросам мониторинга позволил сформулировать понятие МРДТ, под которым мы понимаем систему комплексного непрерывного наблюдения, анализа и представления информации о количественных и качественных параметрах дебиторской задолженности, которая обеспечивает возможность оперативной подготовки достоверных прогнозов, а также позволяет посредством своевременных управленческих решений придавать дебиторской задолженности желаемые параметры.

Объектом этого мониторинга является вся совокупность реализуемых конкретным хозяйствующим субъектом взаимоотношений с покупателями и заказчиками. Данный объект можно отнести к категории сложных в силу большой подверженности влиянию внешних факторов и неоднородности этой группы дебиторов. Причем не ясно, какой из факторов спровоцировал изменение, поэтому отличительной особенностью МРДТ является его комплексный характер, так как отслеживается не только величина, но и структура, динамика, качественные характеристики объекта мониторинга, их взаимосвязи и т.д.

Объект МРДТ поддается измерению либо напрямую – с использованием системы общепринятых критериев или индикаторов, либо опосредованно с привлечением технологий научного исследования. Поэтому для реализации задач мониторинга важная роль отводится обеспечению высокого качества инструментария, разработке критериев оценивания, индикаторов и показателей, процессу измерения, статистической обработке результатов и их адекватной интерпретации. Риск дебиторской задолженности, ее качество – это субъективные понятия, которые необходимо оценить количественно. Методики же, позволяющей дать достоверные результаты, пока не выработано.

Для того, чтобы МРДТ успешно мог применяться в практике отечественных предприятий, необходимо разработать механизм мониторинга. По аналогии с финансовым механизмом можно выделить следующие элементы механизма мониторинга расчетов с дебиторами:

1. нормативно-правовое обеспечение (законы, указы Президента, постановления Правительства, Приказы и письма министерств и ведомств…) [1, с.18; 4, с.10];

2. информационное обеспечение (включает как учетные, так и внеучетные данные о дебиторах и расчетах с ними);

3. ресурсное обеспечение: субъекты МРДТ (планово-экономический отдел, бухгалтерия, юридическая служба, отдел маркетинга и ценообразования, служба сбыта, служба внутреннего аудита, руководство); техническое обеспечение (компьютерное и программное) и финансовое обеспечение;

4. организационно-экономическое обеспечение:

- методическое: принципы учета расчетов, приемы обработки информации, методики анализа дебиторской задолженности, методы прогнозирования, способы контроля и т.д.;

- инструментальное: формы расчетов, виды сделок (факторинг, цессия…), рабочий план счетов, графики документооборота, должностные инструкции, порядок взаимодействия субъектов, процедуры контроля, система показателей оценки дебиторской задолженности и т.д.

Изучение понятия МРДТ позволяет выделить его функции.

1. Познавательная или информационная функция. МРДТ позволяет получить документированные знания о состоянии задолженности дебиторов и произошедших в нем изменениях путем сбора, накопления, систематизации и обработки информации в рамках хозяйственного учета.

2. Контрольная функция. В ходе мониторинга проводится комплексный контроль за соблюдением действующего законодательства, работой конкретного подразделения или службы организации, а также совместной работой всех отделов. МРДТ призван обеспечить правильную оценку ситуации. В рамках реализации этой функции в организации должна быть разработана и внедрена система раннего обнаружения отклонений в ходе хозяйственных процессов и выполнения управленческих решений, а также созданы методики проведения мероприятий, направленных на корректировку неблагоприятных явлений.

3. Аналитическая функция. С помощью МРДТ можно выявить влияние отдельных хозяйственных операций на финансовое благополучие организации, провести глубокую и всестороннюю оценку результатов деятельности и предупредить финансовые риски. За осуществление этой функции отвечает анализ дебиторской задолженности.

Перечень этих функций может быть расширен, но наиболее значимыми, отражающими фундаментальные свойства системы являются вышеобозначенные. Взаимосвязь охарактеризованных функций МРДТ с содержанием информации и задачами мониторинга представлена на рис.3

Рис. 3 Взаимосвязь функций МРДТ с его задачами

1 – учетная информация по запросам;

2 – проверка достоверности учетной информации и соответствия хозяйственной деятельности и ее учета нормам бухгалтерского законодательства и хозяйственного права;

3 – сигналы об отклонениях от норм, планов или о негативной динамике показателей;

4 – выявление причин, вызвавших отклонения, оценка влияния факторов на сложившиеся показатели; выявление тенденций развития и резервов улучшения показателей;

5 – определение контрольных точек для оперативного контроля.

Учет является поставщиком преимущественно количественной информации для анализа и контроля. Взаимодействие учета и контроля позволяет выявить отклонения от плановых параметров ДЗ; взаимодействие анализа и учета способно вскрыть причины этих отклонений. На основе этого можно заключить, что анализ и контроль вырабатывают не столько количественную информацию, сколько качественную.

Таким образом, мониторинг представляет собой более высокую организационную систему по отношению к учету, анализу и контролю, которые сами по себе носят дискретный характер, а мониторинг предполагает непрерывность, возможность прогнозирования, нацеленность на предупреждение негативных изменений на основе оперативного отслеживания состояния объекта, что становится возможным только в результате взаимодействия учета, анализа и контроля во времени.

С другой стороны мониторинг является частью системы управления, способствующей принятию эффективных и своевременных управленческих решений (Рис.4).

Рис.4 Взаимосвязь функций МРДТ с другими функциями управления ДЗ

Где 1 – проектная документация, бизнес-планы, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.

2 – нормативно-плановая информация;

3 – информация оперативного учета и сигналы об отклонениях от плана и нормативов;

4 – оперативные управленческие решения корректирующего характера по сигнальным точкам;

5 – учетно-аналитическая информация, которая может являться базой для принятия тактических и стратегических решений;

6 – внесение изменений по результатам ретроспективного анализа и контроля.

Субъектам управления нужен не сами по себе учет, анализ и контроль, а конечный их результат в виде данных о вариантах совершения корректирующих действий. Таким образом, мониторинг осуществляет прямую и обратную связь предварительного управления расчетами с дебиторами с оперативным [8, с.2]. Сам по себе МРДТ не может напрямую воздействовать на объект управления, хотя обладает достаточной для этого информацией, его влияние на объект управления проявляется опосредованно через функции организации, мотивации, координации и планирования, т.е. в процессе управления мониторинг не только завершает весь процесс, начатый выработкой цели, но и дает начало новым управленческим решениям.

Создание механизма МРДТ для решения задач управления организацией не означает ослабление содержания самостоятельных функций учета, контроля и анализа, а более четко отражает наличие тесных информационных связей между всеми функциями управления и является дополнительным средством защиты интересов собственников и инвесторов.

Несмотря на изученность каждой составляющей механизма МРДТ, вопросам взаимодействия учета, анализа и контроля в рамках единой системы уделяется недостаточное внимание. Результатом этого является отсутствие единой информационной базы по расчетам с дебиторами, т.е. наряду с дублированием одной информации наблюдается, дефицит другой. Особенно это проявляется в период сближения российского бухгалтерского учета с МСФО.

Все вышеперечисленное вызывает необходимость обратиться к содержанию, составу и совершенствованию учетно-аналитического обеспечения процесса управления коммерческой организацией в рамках мониторинга расчетов с дебиторами.

Список литературы.

  1. Бланк И.А. Финансовый менеджмент. К.: Ника-Центр, Эльга, 2002.– 528с.
  2. Казаченко А. П., Камеристова О.Р., Добровольских И.П. и Даванков А.Ю. Научные основы мониторинга, охраны и рекультивации земель. Челябинск., 2000. – 211с.
  3. Красная Е.Н., Снитко Л.Т. Управление оборотным капиталом организации. М.:РДЛ, 2002.– 216с.
  4. Кураков Л.П., Рябина Э.Н., Владимирова М.П. и Кураков В.П. Экономический анализ и основы управления финансами. М.: Вуз и школа, 2002.– 310с.

Интернет-источники.

  1. Горбунова О.Н. http://pedsovet.alledu.ru/files0/files1/files629/files632/docs/1.doc
  2. Панфилов О. Мониторинг. http://www.gdf.ru/books/books/monitor/04.html
  3. Хельсинкский Фонд по Правам Человека. Мониторинг прав человека. http://www.hrights.ru/monitoring/metod_rekomend.htm
  4. С. Шимоволос http://www.hrights.ru/monitoring/shimovolos.htm